O PDF (Portable Document Format) criado em 1993 pela Adobe Systems é um formato de arquivo padronizado que permite a distribuição e a troca de documentos electrónicos de forma mais segura.
Este formato é utilizado a nível mundial por se considerar que optimiza a troca de documentos, aumenta a produtividade e diminui a dependência de papel. O PDF é também considerado um padrão por poder ser representado independentemente dos aplicativos, hardware ou sistema operacional utilizado.
Os PDF’s podem ser criados fazendo scan de documentos impressos ou convertendo documentos criados em Word, InDesign, Pagemaker, QuarkXPress (entre outros).
Considera-se que os PDF’s são a forma mais fácil de colocar ficheiros existentes na WEB. Normalmente, os documentos com este formato que encontramos na WEB são:
- Planfletos e folhas informativas;
- Documentos extensos com gráficos e imagens;
- Documentos impressos que têm um tempo de vida curto (press releases);
- Documentos para impressão por parte dos utilizadores;
- Documentos protegidos por palavras-chave.
Os arquivos PDF devem ter a mesma aparência dos documentos originais e para isso devem preservar as fontes, as imagens, os elementos gráficos e o layout de qualquer arquivo de origem; independentemente do aplicativo e da plataforma que foram usados para criá-lo. No entanto, todos já tivemos algum problema neste campo, nem sempre os documentos PDF preservam a integridade dos documentos originais.
Os documentos PDF têm como grande vantagem a facilidade de partilha e distribuição. Qualquer pessoa pode partilhar, visualizar e imprimir os documentos em qualquer sistema usando o software gratuito Adobe Reader® independentemente do sistema operacional, do aplicativo de origem ou das fontes.
Os arquivos PDF podem também ser protegidos através de senhas, impedindo a visualização e a alteração não autorizadas e, ao mesmo tempo, permitindo que os revisores autorizados usem as ferramentas de comentários e edição.
Uma das grandes mais-valias do PDF, que também é crucial para a acessibilidade é a possibilidade de pesquisa dentro do arquivo. O PDF tem recursos de pesquisa de texto completo para localizar palavras, marcadores e campos de dados em documentos.
Tem-se assistido a um aumento considerável do número de PDF na Web, o que levanta algumas questões ao nível da acessibilidade, especialmente no que respeita a utilizadores de leitores d ecrã.
O formato PDF não é considerado um standard W3C no entanto, alguns pontos de verificação da WCAG podem ser aplicados ao PDF, tais como:
- "Provide a text equivalent for every non-text element. This includes images, graphical representations of text ..." WCAG Checkpoint 1.1
- "Ensure that pages are accessible even when newer technologies are not supported or are turned off." WCAG Guideline 6
O que realmente torna o PDF mais acessível é a criação de uma estrutura. Um documento sem estrutura, como uma imagem JPEG de um documento é dificilmente acessível. Com a introdução das Tags na versão 1.4, o PDF ganhou navegabilidade, estrutura e tornou-se possível ordenar os conteúdos de forma lógica.
As Tags são utilizadas para definir a estrutura do documento, assegurar a ordem de leitura dos conteúdos e também são a forma standard de descrever os caracteres de texto, independentemente da font utilizada, para que os leitores de ecrã possam “ler” todas as letras e palavras correctamente. No entanto, nem todos os documentos com Tags são acessíveis, já que estas podem e são muitas vezes mal utilizadas. É também importante frisar que não é muito frequente encontrarmos na Web documentos PDF estruturados, mesmo em sites que demonstram algumas preocupações de acessibilidade, os PDF não reflectem as mesmas preocupações.
Noções a ter em conta na preparação de um PDF acessível:
- Quando fazemos um scan de um documento para criar um PDF, o resultado é um PDF Image Only file. Apesar de poder ser visto num Acrobat Reader, este conteúdo não é reconhecido por um leitor de ecrã.
Para tornar um PDF deste tipo acessível, é necessário “passar” o documento por um sistema de reconhecimento de caracteres (OCR), o que não é assim tão simples já que normalmente é necessária uma revisão em que se confirme que o que o computador compreende é realmente o que está na imagem;
- Documentos gerados no Word ou no InDesign são mais facilmente transformados em PDF;
- A forma mais simples de criar PDF com tags é utilizando o Microsoft Office 2000 ou superior;
- O Microsoft Office permite a criação de PDF com tags, no entanto o documento deve estar bem estruturados ao nível de estilo e formatação;
- Deve também ser adicionado no Word o texto descritivo de todas as imagens do documento.
A Adobe tem apostado na melhoria a acessibilidade dos seus produtos, facto reconhecido por todos os grupos e associações de pessoas com deficiência. Foram desenvolvidas uma serie de orientações que auxiliam a criação de um PDF mais acessível no entanto, o uso de PDF na Web é ainda uma grande barreira particularmente para pessoas invisuais que necessitam de um software de leitura de ecrã.
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